Eventos 2.0: ¿Estás preparado?

Al margen del “impass” que provocará la gripe A, los eventos empresariales crecerán. Es una consecuencia necesaria del auge de las redes sociales.

¿Está su empresa y usted preparado para organizar “eventos 2.0?

He aquí algunos consejos:

– Ofrezca acceso a Internet de alta velocidad.
Ya no es suficiente con una ADSL para “bajarse el correo”. Los asistentes a sus eventos necesitan ancho de banda para actualizar sus blogs, acceder a sus intranets, subir documentación, vídeos, actualizar su estado…

– Registros electrónicos.
No es suficiente con el nombre y la empresa colgado del cuello, los nuevos sistemas de registro electrónico permiten, mediante Radio Frecuencia, leer la acreditación a distancia, localizar a los participantes en sala en tiempo real, recoger electrónicamente datos de contactos para stands, sistemas de mensajería interna entre participantes, gestionar el envío de sms a participantes, etc… Un buen ejemplo de este servicio lo ofrece Teknotag.

-Cobertura “online” del evento.
No sólo la retransmisión del evento por Internet, es necesario la actualización en Twitter, en Facebook, en blogs: videos, ponencias, documentación de los expositores y asistentes, foros de debate, links con herramientas de networking…

– Su evento empieza meses antes y termina meses después
No basta con una “landing page”, cree espacios dinámicos e interactivos en la web donde poder registrarse, acceder a servicios externos (como hoteles, restaurantes, alquiler de vehículos, billetes de avión y tren), acceder a documentación, suscribirse a newsletter, conocer e interactuar con los ponentes, recibir feedback de los asistentes, favorecer el networking… Sus referencias no deben terminar en un CRM, deben estar vivas y debe facilitar su interacción. Abra su evento a los asistentes. Conozca qué esperan del evento, qué opinan de su desarrollo y cómo lo valoran al finalizar.

– Evento on y offline
Y no lo olvide, no son todos los que están. En un mundo 2.0 la asistencia a un evento no debe requerir presencia física pero sí interacción entre los asistentes: permita que sus invitados “on line” puedan interactuar con los ponentes. Cree un espacio dinámico y activo antes, durante y después del evento.

– Más debates, menos presentaciones aburridas.
No puede cambiar a sus ponentes pero sí “dinamizar” sus presentaciones. Las “ppt” son una guía sencilla y dinámica con conceptos clave no una “summa” densa y aburrida con textos ilegibles y gráficos incomprensibles. Requiera de sus ponentes presentaciones breves, bien elaboradas tanto en forma como en contenido. Y, desde luego, abiertas al debate. La interacción entre ponentes y asistentes es clave; no sólo enriquece y fortalece su imagen, favorece la memorabilidad del evento.

– Favorezca el networking
Mucho de sus asistentes ya interactúan a través de las redes sociales, bien con usted, bien entre ellos y ahora quieren conocerse personalmente. Favorezca espacios de relación interpersonal y facilite la localización de los asistentes.

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